Cómo leer esta páginaCada campo explica para qué sirve, qué debe informar y muestra un ejemplo. Si su empresa no usa una función, ese campo puede no aparecer para su perfil.
1. Para qué sirve Compras
Compras registra el compromiso con el proveedor y permite seguir lo solicitado antes de que llegue la mercadería.
Proveedor→Pedido de compra→Recepción→Entrada→Inventario / Finanzas
2. Pedido de compra: campo por campo
La pantalla registra proveedor, fechas, ítems, precios y condiciones.
| Campo | Qué es / por qué existe | Qué informar | Ejemplo / regla |
|---|---|---|---|
| Proveedor Obligatorio | Persona/empresa que vende los ítems a su empresa. | Busque y seleccione el proveedor correcto. | El proveedor debe estar registrado. |
| Fecha de compra Obligatorio | Fecha del pedido/compra. | Informe el día en que se registró la compra. | Fecha. |
| Previsión de entrega Opcional | Fecha esperada de llegada. | Informe cuando sea conocida. | No puede ser anterior a la compra. |
| Condición de pago Opcional | Condición comercial acordada con el proveedor. | Elija una condición disponible. | Ej.: 28/56 días. |
| Producto Obligatorio | Ítem comprado. | Busque y seleccione el producto. | Debe existir en catálogo. |
| Cantidad Obligatorio | Cantidad solicitada. | Informe cuánto se está comprando. | Ej.: 10. |
| Precio Obligatorio | Precio unitario acordado. | Informe el valor por unidad. | Ej.: 299,90. |
| Observación Opcional | Información complementaria del pedido. | Use para detalles operativos sin campo propio. | Evite datos irrelevantes. |
- Busque el proveedor.
- Informe la fecha de compra.
- Agregue los productos.
- Informe cantidad y precio de cada ítem.
- Revise condición y previsión de entrega.
- Guarde el pedido y revise el total.
3. Recepción: campo por campo
Recibir no es simplemente marcar como entregado. Es confirmar lo que realmente llegó.
| Campo | Qué es / por qué existe | Qué informar | Ejemplo / regla |
|---|---|---|---|
| Número de NF Opcional | Número de la nota/documento del proveedor. | Informe el número mostrado. | Compruebe con la NF. |
| Serie Opcional | Serie del documento fiscal. | Informe exactamente como aparece. | Ej.: 1. |
| Fecha de la nota Opcional | Fecha de emisión. | Informe la fecha de la NF. | Fecha. |
| Fecha de entrada Opcional | Fecha en que la empresa recibió/registró la mercadería. | Use la fecha efectiva. | Fecha. |
| Vencimiento de la cuenta por pagar Opcional | Fecha prevista de pago al proveedor. | Informe según la condición/documento. | Ej.: 30 días después de emisión. |
| Cantidad recibida Obligatorio | Cantidad que llegó físicamente. | Cuente e informe lo realmente recibido. | Puede diferir del pedido. |
| Precio recibido Obligatorio | Precio unitario considerado en recepción. | Compare con pedido y documento. | No cambie sin justificación. |
Cómo comprobarCompare pedido, mercadería física y documento del proveedor. Registre la cantidad real, no la que “debería” haber llegado.
4. Cuando la entrega es distinta del pedido
Las diferencias deben quedar registradas para que inventario, finanzas y proveedor no se corrijan por fuera del proceso.
| Situación | Qué hacer |
|---|---|
| Llegó menos | Registre la cantidad realmente recibida y mantenga la diferencia en el flujo de compra. |
| Llegó más | No acepte automáticamente. Siga la política de la empresa para excedentes. |
| Precio diferente | Compruebe documento y autorización antes de modificar. |
| Producto equivocado | No lo registre como el producto pedido. Registre la divergencia y siga devolución/corrección. |