OIKVRA
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Documentación OIKVRA · Español

Manual de uso fácil OIKVRA

Guía paso a paso para las tareas diarias, con lenguaje simple y ejemplos prácticos.

Cómo usar este manualNo lea todo de una vez. Abra solo la tarea que necesita. Siga los pasos en orden y revise “Cómo saber si funcionó”.

1. Primeros pasos

Use esta parte el primer día. El objetivo es entrar, elegir la empresa correcta y entender dónde está antes de registrar información.

  1. Entre con su usuario y contraseña.
  2. Mire el nombre de la empresa seleccionada en la parte superior. Si trabaja con más de una empresa, elija la correcta antes de continuar.
  3. Abra el menú principal. Busque la tarea que necesita, como Ventas, Compras, Inventario, CRM o Personas.
  4. Si no encuentra una opción, no intente forzar el acceso. Su perfil puede no tener permiso para esa tarea.
  5. Use la búsqueda y la ayuda contextual cuando tenga dudas.
Cómo saber si funcionóPuede ver la empresa activa, su usuario y los menús permitidos para su perfil.
Si aparece un bloqueoConfirme que entró en la empresa correcta. Si el menú no aparece, hable con la persona responsable de OIKVRA en su empresa.

2. Personas, clientes y proveedores

En OIKVRA, una persona puede ser cliente, proveedor, empleado o tener más de un rol. Busque antes de crear para evitar duplicados.

  1. Abra Datos maestros o Personas.
  2. Busque por nombre, documento fiscal, teléfono u otro dato disponible.
  3. Si la persona ya existe, abra el registro y revise los datos.
  4. Si no existe, elija Nuevo registro.
  5. Complete primero los datos principales. Después agregue contactos, direcciones y condiciones comerciales.
  6. Guarde y revise el resumen.
Cómo saber si funcionóEl registro aparece en la búsqueda y puede usarse en las operaciones permitidas, como ventas, compras, contratos o atención.
Si aparece un bloqueoSi el documento fiscal ya existe, abra el registro encontrado. No cree una segunda persona para el mismo documento.

4. Compras, recepción e inventario

La compra registra lo que la empresa pidió al proveedor. La recepción confirma lo que realmente llegó. El inventario muestra dónde está cada producto y cuánto existe.

  1. Abra Compras y cree o localice el pedido.
  2. Elija el proveedor y revise productos, cantidades, precios y fechas.
  3. Guarde el pedido.
  4. Cuando llegue la mercancía, abra la recepción vinculada a la compra.
  5. Revise ítem por ítem. Cuando su operación use lote, caducidad o número de serie, informe esos datos en la recepción.
  6. Finalice la recepción según su permiso.
  7. Abra Inventario y revise la posición del producto en la empresa activa.
Cómo saber si funcionóLa recepción queda registrada y la posición del inventario refleja la operación terminada según las reglas del módulo.
Si aparece un bloqueoSi la cantidad recibida es diferente del pedido, no la corrija por fuera del flujo. Registre la cantidad real y siga el procedimiento de divergencia de su empresa.
Lote y caducidad

Úselos cuando el producto necesite trazabilidad por lote o fecha. En operaciones de alimentos, el sistema puede orientar la salida por el vencimiento más cercano.

Conteo de inventario

Cuente el inventario físico y compárelo con el sistema. Corrija diferencias por el flujo de inventario o ajuste autorizado, siempre con un motivo.

5. Ventas, POS y caja

Use Ventas para pedidos y operaciones comerciales. Use POS cuando su empresa trabaja con atención rápida en mostrador o caja.

  1. Abra Ventas o POS.
  2. Seleccione el cliente cuando la operación necesite identificación.
  3. Agregue productos o servicios.
  4. Revise cantidad, precio, descuento, flete y vendedor.
  5. Elija una forma de pago disponible.
  6. Revise el total antes de confirmar.
  7. Finalice la operación y entregue el comprobante cuando corresponda.
Cómo saber si funcionóLa venta queda registrada con número, fecha, ítems, total y responsable. Caja y otros módulos reciben los efectos definidos por la configuración de la empresa.
Si aparece un bloqueoSi el resultado de un pago es incierto, no lo repita varias veces. Consulte el estado antes de intentar nuevamente.
Comisión y margenCuando su empresa usa comisión, OIKVRA la calcula según el plan configurado. El vendedor revisa el valor de la venta; el administrador gestiona las reglas de comisión.

6. CRM, oportunidades y atención Omnichannel

El CRM ayuda a acompañar interesados, clientes, oportunidades y contactos. Omnichannel organiza conversaciones y colas de atención.

  1. Abra CRM y busque el contacto o la empresa.
  2. Registre la oportunidad o abra una ya existente.
  3. Use el Kanban para mover la oportunidad entre las etapas del proceso comercial.
  4. Registre actividades, observaciones y próximos contactos.
  5. En la Bandeja Omnichannel, abra solo conversaciones de las colas en las que participa.
  6. Al asumir una conversación, responda mientras continúe asignada a usted.
  7. Si es necesario, transfiera a otro agente o a otra cola autorizada.
Cómo saber si funcionóLa oportunidad muestra la etapa actual y el historial. En Omnichannel, la conversación muestra el responsable y la línea de tiempo.
Si aparece un bloqueoNo envíe datos personales innecesarios. Si la persona pide no recibir mensajes, registre la opción de no recibir.
WhatsApp

Cuando el canal esté habilitado para su empresa, las conversaciones entran en las colas configuradas. El agente no necesita conocer los detalles técnicos de la conexión.

Colas

Las colas distribuyen conversaciones por equipo, capacidad y disponibilidad. Use Transferir cuando el asunto debe ir a otra persona o área.

7. Finanzas, pagos, fiscal y contabilidad

Esta área reúne cuentas por pagar y cobrar, medios de pago, documentos fiscales y registros contables. Cada perfil ve solo lo que tiene permiso para usar.

  1. Abra Finanzas para localizar títulos, vencimientos y valores.
  2. Use filtros de empresa, persona, período, situación y naturaleza cuando estén disponibles.
  3. Abra Pagos para acompañar operaciones de pago y conciliación permitidas para su perfil.
  4. Abra Fiscal para consultar o emitir documentos fiscales según el proceso de la empresa.
  5. Abra Contabilidad para consultar asientos e informes permitidos.
  6. Antes de corregir un valor, revise la operación de origen.
Cómo saber si funcionóCada registro muestra su origen, fechas, valor, situación e historial. Los documentos fiscales autorizados muestran clave o protocolo cuando corresponda.
Si aparece un bloqueoNo edite directamente un valor que vino de ventas, compras, nómina u otro módulo. Corrija la operación de origen por el flujo indicado.

8. Órdenes de servicio, activos, posventa y logística

Use esta parte cuando su empresa presta servicios, cuida equipos, entrega productos o acompaña incidencias después de la venta.

  1. Abra Órdenes de Servicio y localice al cliente y el activo, equipo o vehículo.
  2. Registre el problema, diagnóstico, piezas, servicios, plazo y responsable.
  3. Actualice el trabajo hasta la conclusión técnica.
  4. En Posventa, registre soporte, reclamo, garantía, entrega, feedback o duda.
  5. En Logística, separe los ítems, revise las cantidades, prepare los volúmenes y registre el envío o retiro.
  6. Acompañe incidencias, tracking y comprobante de entrega.
Cómo saber si funcionóEl historial muestra quién hizo cada etapa, cuándo ocurrió y cuál fue el resultado.
Si aparece un bloqueoNo registre contraseñas del cliente en texto común. Para devolución, garantía, crédito o reembolso, use el flujo autorizado de la empresa.

9. Personas, control horario, nómina y Workforce

Use Personas para los datos del trabajador. Use Control horario para la jornada. Use Nómina para el cálculo. Use Workforce cuando la empresa asigna equipos a clientes, puestos o turnos.

  1. Abra Personas y localice al trabajador.
  2. Revise vínculo, cargo, unidad, jornada y los datos necesarios para su función.
  3. En Control horario, registre o consulte marcaciones, justificaciones y cálculos según su permiso.
  4. Antes del cierre, revise faltas, atrasos, horas extra y banco de horas.
  5. En Nómina, abra el período y consulte los cálculos autorizados.
  6. En Workforce, revise contrato, local, puesto, turno y asignación cuando su operación usa equipos tercerizados.
Cómo saber si funcionóEl historial del trabajador, el cierre de horario y los resultados de nómina quedan vinculados a la empresa y período correctos.
Si aparece un bloqueoNo corrija nómina cambiando una marcación bruta. Use justificación, ajuste aprobado o reproceso según el procedimiento de la empresa.
En palabras simplesControl horario registra y calcula tiempo. Nómina calcula valores. Workforce organiza personas asignadas a contratos, lugares, puestos y turnos.

10. Proyectos, agenda, reservas, documentos y firma

Los servicios profesionales y operaciones con horario pueden usar proyectos, tareas, agenda, reservas, documentos y firma dentro de la misma empresa.

  1. Abra Proyectos para localizar el trabajo, cliente o entrega.
  2. Registre tareas, horas y gastos cuando formen parte de su proceso.
  3. Use Agenda o Reservas para elegir fecha, hora, profesional, sala, mesa u otro recurso disponible.
  4. Abra Documentos para consultar o generar el documento permitido.
  5. Cuando haya firma, revise el documento antes de enviarlo o firmarlo.
  6. Después de la firma, consulte el historial y la versión correcta.
Cómo saber si funcionóEl proyecto muestra el avance; la agenda muestra la reserva; el documento mantiene historial y versión; la firma registra el resultado.
Si aparece un bloqueoSi el documento está equivocado, no lo firme. Corrija el origen o pida la corrección antes de continuar.

12. Paneles, informes, automatizaciones e IA

Use los paneles para entender la operación. Use informes para ver detalles. Las automatizaciones y funciones de IA ayudan a organizar el trabajo, pero no sustituyen la revisión del usuario.

  1. Abra el Panel y elija la empresa y el período.
  2. Lea primero los indicadores principales.
  3. Abra el informe relacionado con el indicador que quiere entender.
  4. Aplique pocos filtros cada vez.
  5. Exporte solo cuando necesite trabajar fuera del sistema.
  6. Cuando una automatización o IA sugiera una acción, revise los datos antes de confirmar.
Cómo saber si funcionóUn número del panel debe poder explicarse mediante un informe o registro de origen.
Si aparece un bloqueoSi un número parece incorrecto, quite los filtros y revise empresa y período antes de abrir un pedido de soporte.

13. Experiencias por segmento

OIKVRA adapta la misma base a diferentes negocios. Los nombres de menús, campos e indicadores pueden cambiar según el segmento de la empresa.

Ejemplos de segmentoQué gana destaque
Retail, moda, mercado y autopartesPOS, inventario, precios, variantes, lotes, caducidad, comisión y posventa.
Food ServiceMesas, comandas, pedidos, cocina, delivery, cierre e inventario.
HoteleríaReservas, estadías, folio, housekeeping, mantenimiento y cobro.
Taller y asistencia técnicaCliente, activo o vehículo, diagnóstico, piezas, servicio, garantía e historial.
Legal, contabilidad y consultoríaClientes, casos/proyectos, plazos, documentos, horas, cobranzas y margen.
Tercerización, facilities y seguridadContrato, local, puesto, turno, presencia, incidencia, SLA y medición.
ManufacturaProducto, materiales, producción, calidad, mantenimiento, trazabilidad y costos.
CondominioUnidades, residentes, portería, encomiendas, incidencias, asambleas y mantenimiento.
Regla simpleSi su menú usa nombres diferentes, busque la tarea equivalente. La experiencia de su empresa puede usar términos propios del sector.

14. Academia OIKVRA: aprender practicando

La Academia OIKVRA transforma el aprendizaje en pasos cortos. Usted lee una explicación, realiza una misión práctica y el sistema valida el resultado.

  1. Abra Academia.
  2. Elija el curso OIKVRA — Fundamentos.
  3. Realice la lección de primer contacto para entender que el entorno de entrenamiento usa datos propios para práctica.
  4. En la jornada “Cómo funciona una empresa”, ordene Proveedor → Compra → Inventario → Venta → Cliente → Cobro.
  5. En la jornada Multiempresa, compare el mismo producto en dos empresas y observe que el registro puede compartirse sin mezclar los saldos.
  6. Al terminar una misión, use la validación de la Academia y avance al siguiente paso.
Cómo saber si funcionóSu progreso queda guardado por usuario y matrícula. Cada intento registra un resultado y permite continuar desde donde paró.
Si aparece un bloqueoLea la pista de la misión antes de intentar varias veces. Si los datos de entrenamiento no aparecen, confirme la empresa activa y pida al administrador que revise el entorno de la Academia.
Para quién sirveLa Academia atiende a usuarios principiantes y a representantes comerciales que necesitan aprender a demostrar OIKVRA con una secuencia segura.

15. Cuando algo no funciona

La mayoría de los bloqueos ocurre por empresa seleccionada, permiso, dato obligatorio o estado de la operación.

Qué veQué hacer
No aparece el menúRevise su perfil y la empresa seleccionada.
El botón está bloqueadoLea el mensaje y revise si la operación está en el estado correcto.
El registro “ya existe”Busque por documento, nombre o código y abra el registro existente.
El valor o inventario parece incorrectoRevise empresa, período, depósito/local y filtros.
El resultado del pago es inciertoConsulte el estado antes de repetir.
Documento fiscal rechazadoAbra el detalle, lea la respuesta y envíela al responsable fiscal.
No sabe qué módulo usarAbra la Academia o use la ayuda contextual de la pantalla.