Manual del administrador OIKVRA

1. Qué hace el administrador

El administrador organiza accesos, empresas, reglas y módulos. No necesita ejecutar el trabajo de cada área, pero debe asegurar que cada persona vea solo lo que necesita.

1. Liste las empresas y unidades que se usarán.
2. Defina los responsables de cada área.
3. Cree perfiles de acceso por función, no por persona.
4. Asocie los usuarios a las empresas correctas.
5. Habilite y configure solo los módulos usados por la operación.
6. Pruebe una jornada real con un usuario de cada perfil.

2. Usuarios, perfiles, permisos y multiempresa

Use perfiles simples, como Vendedor, Caja, Inventario, Compras, Finanzas, RR. HH., Gestor y Administrador. Después asocie cada usuario al perfil y a las empresas permitidas.

1. Abra Administración de usuarios.
2. Cree o seleccione el usuario.
3. Asocie las empresas en las que puede trabajar.
4. Asigne el perfil correcto.
5. Pruebe la selección de empresa y el acceso a menús.
6. Revise accesos cuando la persona cambie de función o salga de la empresa.

3. Compartición entre empresas

Algunos registros pueden compartirse entre empresas del mismo grupo sin mezclar operaciones. Ejemplo: dos tiendas usan el mismo producto, pero cada una mantiene su propio inventario.

1. Defina qué empresas participan de la compartición.
2. Elija el dominio que se compartirá, como personas o catálogo.
3. Pruebe un registro en una empresa participante.
4. Cambie a la otra empresa y confirme que el registro aparece.
5. Revise una operación que debe permanecer separada, como inventario, ventas o finanzas.

4. Catálogo, precios, campos y fórmulas

El administrador define estándares para productos y servicios. Los campos personalizados agregan información sin crear un registro paralelo. Las fórmulas calculan valores de forma controlada.

1. Defina códigos, unidades y grupos usados por la empresa.
2. Configure precios y reglas comerciales autorizadas.
3. Configure los datos fiscales exigidos para los productos aplicables.
4. Cree campos personalizados solo cuando los campos estándar no resuelvan la necesidad.
5. Para campos calculados, cree y pruebe la fórmula con ejemplos conocidos.
6. Valide el resultado antes de liberarlo a los usuarios.

5. Compras, inventario y logística

Configure responsables, permisos y reglas de compra, recepción, inventario y expedición antes de liberar la operación.

1. Defina quién puede crear compras y quién puede recibir.
2. Configure los locales y parámetros usados por el inventario.
3. Defina cuándo lote, caducidad, serie o conteo son obligatorios.
4. Configure perfiles de Logística para picking, volúmenes, etiquetas, entrega y retiro.
5. Registre la cuenta o adapter logístico usado por la empresa cuando corresponda.
6. Realice una prueba completa: compra → recepción → inventario → picking → entrega.

6. Ventas, POS, caja, flete y comisión

Defina perfiles de ventas, caja y gestión. Configure las reglas que cambian el valor final, como descuento, flete y comisión.

1. Defina quién puede vender, dar descuento, cancelar y cerrar caja.
2. Configure las formas de pago usadas por la empresa.
3. Configure flete y reglas de comisión.
4. Asocie vendedores, cajeros y terminales cuando sea necesario.
5. Realice una venta de prueba con producto, cliente, pago, flete y comisión.
6. Revise caja, finanzas, inventario e informes después de finalizar.

7. CRM, Omnichannel, colas y consentimiento

Configure el CRM para que el equipo comercial sepa qué hacer en cada etapa. Configure colas para distribuir conversaciones sin que dos personas respondan al mismo cliente.

1. Cree pipelines y etapas con nombres claros.
2. Defina campos obligatorios por etapa cuando sea necesario.
3. Cree equipos y colas de atención o ventas.
4. Defina capacidad y miembros de cada cola.
5. Habilite los canales usados por la empresa y los permisos de los agentes.
6. Defina cómo registrar consentimiento y opción de no recibir mensajes.
7. Pruebe asumir, responder, transferir y devolver una conversación.

8. Finanzas, pagos, fiscal y contabilidad

Separe a quienes operan de quienes aprueban. Configure formas de pago, plan de cuentas, centros de resultado, reglas fiscales e integraciones contables según la empresa.

1. Registre y revise las formas de pago.
2. Configure plan financiero, centros de costo/resultado y demás catálogos usados.
3. Configure providers de pago y credenciales en almacenamiento protegido cuando corresponda.
4. Configure perfil fiscal, series, certificado y ambiente fiscal.
5. Configure el plan contable y los vínculos necesarios.
6. Realice una jornada de prueba: venta o compra → finanzas → fiscal → contabilidad.

9. Personas, control horario, nómina y Workforce

Configure la estructura de personas antes de calcular horario o nómina. Workforce reutiliza estos datos para tercerización, puestos y turnos.

1. Registre estructura organizativa, cargos y vínculos.
2. Configure turnos, escalas, tolerancias y puestos de trabajo.
3. Defina el flujo de justificaciones y aprobaciones del control horario.
4. Configure conceptos, fórmulas y reglas de nómina por vigencia.
5. Defina perfiles que puedan calcular, revisar y cerrar la nómina.
6. Para tercerización, configure cliente, contrato, local, puesto, turno y responsables.
7. Pruebe un período completo antes de cerrar la competencia.

10. Servicios, activos, posventa, proyectos y agenda

Las empresas de servicios necesitan estandarizar los datos mínimos de cada atención. Esto mejora historial, plazo, garantía y facturación.

1. Defina los tipos de servicio y activos usados por la operación.
2. Configure responsables y estados de las Órdenes de Servicio.
3. Defina tipos de atención de posventa y SLAs operacionales.
4. Configure agendas, recursos, salas o profesionales usados en reservas.
5. Configure proyectos, tareas y reglas de horas/gastos para servicios profesionales.
6. Pruebe una jornada desde la apertura hasta el cierre.

11. Documentos y firma

Los documentos necesitan origen, versión y permiso. La firma debe aplicarse al documento correcto y conservar evidencia del resultado.

1. Defina los tipos de documento usados por la empresa.
2. Configure templates y campos de llenado.
3. Defina quién puede generar, revisar y enviar para firma.
4. Configure el provider de firma usado por la empresa cuando corresponda.
5. Pruebe generación, revisión, firma y consulta del documento final.

12. Legal y cobranzas

Configure responsables, tipos de caso, plazos y reglas de derivación. En cobranzas, preserve siempre el vínculo con el título financiero de origen.

1. Defina perfiles de Legal y Cobranzas.
2. Configure categorías de caso, tareas y documentos usados por el equipo.
3. Defina responsables y reglas de plazo.
4. Configure colas o etapas de cobranza cuando se usen.
5. Pruebe derivaciones entre Finanzas, Cobranzas y Legal.

13. BI, informes y acceso analítico

Defina quién puede ver qué indicadores. Para clientes que necesitan consultar grandes volúmenes de datos, OIKVRA puede usar una base clon de solo lectura separada de la operación principal.

1. Defina perfiles de acceso a paneles e informes.
2. Valide filtros por empresa y período.
3. Configure paneles de TV cuando se usen.
4. Para BI externo, use acceso de solo lectura al ambiente analítico autorizado.
5. Pruebe una consulta pesada fuera de la base operacional principal.

14. Licenciamiento, provisionamiento y ambientes

El licenciamiento controla lo que cada cliente puede usar. El provisionamiento prepara la empresa, la base y los recursos necesarios para la operación.

1. Registre al cliente en el control de licencias.
2. Asocie los módulos y capacidades contratados.
3. Provisione la base y el ambiente según el tamaño del cliente.
4. Para un cliente grande, use un ambiente dedicado cuando la política lo exija.
5. Para instalaciones en el datacenter del cliente, mantenga licenciamiento centralizado y reglas de integridad.
6. Cuando el cliente necesite BI, provisione la base clon de solo lectura en un ambiente separado.

15. Experiencia de la empresa y módulos sectoriales

Active la experiencia correcta para que menús, términos, formularios, informes y jornadas tengan sentido para el negocio del cliente.

1. Elija el segmento o experiencia de la empresa.
2. Revise los módulos horizontales exigidos por esa experiencia.
3. Configure campos y reglas específicas del sector.
4. Defina perfiles de acceso.
5. Realice el onboarding con datos de ejemplo.
6. Valide una jornada real del segmento de inicio a fin.

16. Academia OIKVRA y entrenamiento guiado

La Academia usa cursos versionados, matrícula, progreso, intentos y validación de misiones. El entrenamiento puede atender usuarios finales y representantes comerciales.

1. Abra la administración de la Academia con un perfil autorizado.
2. Sincronice el catálogo de cursos publicado.
3. Prepare el ambiente de entrenamiento usado por el grupo.
4. Matricule al usuario en el curso y versión correctos.
5. Pida al usuario completar lecciones y misiones.
6. Acompañe el progreso y los resultados de intentos.
7. Cuando cambie el contenido, publique una nueva versión del curso en lugar de cambiar silenciosamente la versión usada por el grupo.

17. Checklist antes de liberar una empresa

Use este checklist siempre que una nueva empresa entre en OIKVRA o cuando se libere un conjunto importante de módulos.